Inicialmente, la sustitución del papel se ha implantado, desde el pasado lunes, en la inscripción en el Registro de solicitantes de vivienda de Etxebide (Servicio Vasco de Vivienda). En breve la iniciativa se extenderá a las solicitudes de Ayudas por Nacimiento de Hijos/as y para la Conciliación de la vida laboral y familiar. Más adelante está prevista su progresiva implantación en todos los trámites.

El proyecto en curso forma parte del Plan de Innovación Pública (PIP) aprobado en Consejo de Gobierno el pasado 31 de mayo, y es complementario de la tramitación electrónica que ya estaba disponible, a finales de 2011, para solicitar más de 200 servicios de todos los departamentos del Gobierno, entre los que se encuentran los mencionados de Vivienda y Familia.

La digitalización del papel en el registro de entrada permite reducir el uso del mismo (se calcula que un 80% en tres años) y también acortar los plazos de tramitación, tanto por la disminución del tiempo necesario para el traslado físico del papel, como por el hecho de facilitar el acceso a los documentos y la gestión de los expedientes a las personas encargadas de su tramitación.

De esa manera se contribuye también a racionalizar las horas de trabajo y a aprovechar de un modo más eficiente los espacios de la Administración. Concretamente, el Departamento de Justicia y Administración Pública ha cuantificado en 16.120 el número de horas de trabajo (labores de clasificación, distribución interna de los documentos, etcétera) que se podrán ahorrar cada año al eliminar todos los movimientos internos de papel, lo que supondría un ahorro económico cercano a los 421.000 euros anuales. Este montante hace referencia al coste estimado de dedicación de los agentes de Zuzenenan a la distribución, y al de tramitadores y documentalistas a archivar.

Como paso previo, en la primera fase del plan se han digitalizado los documentos de inscripción existentes en el Registro de Etxebide y los correspondientes a las solicitudes de ayudas por Nacimiento y para la Conciliación. Hasta el momento, el volumen de papel generado por estos tres trámites desde su puesta a disposición de la ciudadanía suma más de un millón de páginas (1.166.810 folios) contenidas en 3.854 cajas que, si fueran colocadas en línea recta, ocuparían 385 metros.

La digitalización de la Administración pública pasa, en primer lugar, por la disposición y utilización de los servicios electrónicos, para que la ciudadanía y las empresas puedan realizar cómodamente sus trámites administrativos a través de Internet. Este proyecto de eliminación del papel en la entrada de la Administración es un complemento para conseguir a corto plazo que todos los expedientes que gestionan los Departamentos del Gobierno Vasco se encuentren íntegramente en formato electrónico, con independencia del canal que cada persona interesada haya decidido utilizar para llevar a cabo sus trámites y gestiones con la Administración pública.

“En un futuro próximo dejaremos de hablar de Administración electrónica, porque la Administración será exclusivamente electrónica y, en consecuencia, volveremos a hablar simplemente de Administración. Todas las Administraciones públicas vamos a llegar a ese escenario más pronto que tarde. El objetivo del Gobierno Vasco es hacerlo pronto y bien, es decir, convertir la organización del Gobierno en una Administración electrónica tan pronto como sea posible y hacerlo de forma que se maximicen los resultados de calidad de servicio y de eficiencia en la gestión interna”, asegura Idoia Mendia, consejera de Justicia y Administración Pública del Gobierno Vasco.

“Para lograrlo se están invirtiendo los mejores esfuerzos con los escasos recursos disponibles. Este proyecto de eliminación del papel en la entrada de la Administración es un buen ejemplo de ello”, concluye Mendia.